Factuurnummering: best practices en veelgemaakte fouten
Opeenvolgend, uniek, geen gaten — klinkt simpel, maar factuurnummering gaat vaker mis dan je denkt. Zo doe je het goed.
Factuurnummering lijkt triviaal totdat het misgaat. De Belastingdienst vereist opeenvolgende nummering — en "opeenvolgend" heeft een heel specifieke betekenis.
De regels
- Elk factuurnummer moet uniek zijn — Geen duplicaten, nooit
- Nummers moeten opeenvolgend zijn — Ze moeten een logische volgorde volgen (1, 2, 3 of 2026-001, 2026-002, etc.)
- Geen gaten — Als INV-005 bestaat, moet INV-004 ook bestaan (zelfs als die vervallen is)
Gangbare nummeringsformaten
Er is geen verplicht formaat, maar deze werken goed:
- JAAR-NUMMER — bijv. 2026-0001 (reset elk jaar)
- PREFIX-NUMMER — bijv. MI-0001 (bedrijfsprefix + opeenvolgend)
- Simpele teller — bijv. 1, 2, 3 (werkt, maar minder informatief)
Fouten om te vermijden
Ordernummers gebruiken als factuurnummers. Ordernummers komen van de marketplace en kunnen gaten bevatten, duplicaten tussen platforms of niet-opeenvolgende patronen. Genereer altijd je eigen factuurnummers.
Halverwege het jaar opnieuw beginnen. Als je in juni van facturatietool wisselt, begin dan niet opnieuw bij 001. Ga verder waar de vorige tool gebleven was.
Meerdere reeksen. Aparte nummering voor Bol.com en Shopify creëert complexiteit. Gebruik één reeks voor alle kanalen.
Hoe automatisch factureren dit regelt
Bij automatisch factureren wordt nummering voor je afgehandeld. Elke factuur krijgt het volgende nummer in de reeks, met je gewenste prefix en formaat. Geen gaten, geen duplicaten, geen handmatig bijhouden.
